Ändern sich Angaben, müssen diese der Kontrollstelle zeitnah mitgeteilt werden. Die übersandten Unterlagen werden von der Kontrollstelle strikt vertraulich behandelt.

Erstkontrolle

Während der ersten Kontrolle werden die Angaben mit den Gegebenheiten vor Ort abgeglichen und Fragen zur EU-Bio-Verordnung und zur Bio-Zertifizierung besprochen. Es wird festgestellt, ob die Anforderungen der EU-Bio-Verordnung in dem Unternehmen eingehalten werden. Wird die Ware vor Ort gelagert, erfolgt die Feststellung bei einer Begehung der Lagerräume. Sollte die Ware nur auf Strecke gehandelt werden, wird eine Konzeptprüfung vorgenommen. Außerdem wird der Vertrag mit der jeweiligen Öko-Kontrollstelle abgeschlossen und das Meldeformular für die zuständige Behörde ausgefüllt.

Die Dokumentation der Wareneingangsprüfung wird erläutert, bei der sich das Unternehmen vergewissert, dass die angelieferte Bio-Ware rechtskonform gemäß der EU-Bio-Verordnung ist. Welche Unterlagen werden geprüft?

• Bio-Zertifikate der Lieferunternehmen
• Etikettierung
• Buchführungsunterlagen

Das Ergebnis der Kontrolle wird in den Kontrollchecklisten festgehalten, die die Kontrolleur:innen ausfüllen müssen.

Welche Bereiche werden im Rahmen der Kontrollen geprüft (soweit zutreffend)?

• Der Wareneingang (Herkunft, Art, Qualität und Menge der Rohstoffe)
• Die Trennung und Identifizierung von biologischen und konventionellen Produkten
• Das Vorsorgekonzept zur Vermeidung von Kontaminationen
• Die Kennzeichnung und Bewerbung der Produkte
• Der Warenausgang (Art, Menge und Abnehmende der Erzeugnisse)

Jährliche Folgekontrolle

Zukünftig wird das Unternehmen mindestens einmal jährlich von Kontrolleur:innen der Öko-Kontrollstelle besucht.

Zertifizierung

Auf der Grundlage des Inspektionsberichts erhält das Unternehmen von seiner Öko-Kontrollstelle ein Auswertungsschreiben bzw. einen Kontrollbericht. Darin sind die Maßnahmen aufgeführt, die zukünftig beachtet werden müssen, damit die Anforderungen der EU-Bio-Verordnung eingehalten werden. Anschließend wird durch die Öko-Kontrollstelle eine Zertifizierungsentscheidung getroffen. Wenn die Anforderungen der EU-Bio-Verordnung erfüllt sind, wird dem Unternehmen ein Zertifikat ausgestellt. Die meisten Öko-Kontrollstellen veröffentlichen alle ihre Bio-Zertifikatsinhabenden auf der Internetplattform www.bioc.info oder https://www.oeko-kontrollstellen.de/suchebiounternehmen/SuchForm.php. In diesen Datenbanken kann auch der Zertifizierungsstatus der Lieferunternehmen überprüft werden.