Buchführung und Dokumentation
Allgemeine Bestimmungen
Für alle Zu- und Verkäufe im Bio-Betrieb müssen Warenbegleitpapiere, Rechnungen und Lieferscheine vorliegen. Diese werden auch als Buchführungsunterlagen bezeichnet.
Plausibilität
Ziel ist es, dass mithilfe der Dokumentation nachvollzogen werden kann, dass mit dem entsprechenden Betriebsmitteleinsatz auf dem Standort des Betriebes die Menge an verkaufter Bio-Ware erzeugt worden sein kann.
Belege
Die Lieferant:innen müssen Lieferscheine und Rechnungen an den Betrieb ausstellen und übergeben. Die Zukäufe von Betriebsmitteln und Produkten sind vollständig zu dokumentieren. Über Verkäufe müssen Lieferscheine und Rechnungen an die Abnehmenden erstellt bzw. die Verkäufe an Endverbraucher:innen dokumentiert werden (PLU-Kasse, Kassenbücher, Mengenaufzeichnungen). Diese Unterlagen sind vollständig bei der jährlichen Kontrolle vorzulegen.
Die Form der Buchführungsunterlagen wird durch die EU-Bio-Verordnung nicht vorgegeben, jedoch muss sie so gestaltet sein, dass der Massenfluss vollständig nachvollzogen werden kann und die Rückverfolgbarkeit von Bio-Produkten gegeben ist.
Dokumentation im Pflanzenbau, (A) allgemein und (B) von Betriebsmitteleinsätzen
(A) Vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen zum Anbau
- Zugang: Pflanzenvermehrungsmaterial aus dem eigenen Betrieb
- Gattung, Art, Sorte, Anzahl
- Zugang: Pflanz- bzw. Saatgut aus Zukäufen (bio/konv.)
- Gattung, Art, Sorte, Anzahl (konv. Zukäufe mit Ausnahmegenehmigung)
- Anbau: Schlagbezeichnung/Gewächshausbezeichnung
- Aussaatzeitpunkt
- Gattung, Art, Sorte, Anzahl
- Größe der Beete/Stellflächen/Tische
- Anbauflächen mit Gründüngung und ohne Anbau von Zierpflanzen
- Quartierbuch in Baumschulen und Mutterpflanzenquartieren
- Ernte/Verkäufe: Schlagbezeichnung/Gewächshausbezeichnung
- Erntezeitpunkt: Gattung, Art, Sorte, Anzahl
- Zu dokumentieren sind neben den Verkaufspflanzen auch:
- Eigenbedarfspflanzen
- Nicht-verkaufte Pflanzen und deren Verbleib mit Quittung
- Zugang: Pflanzenvermehrungsmaterial aus dem eigenen Betrieb
(B) Vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen zu den Betriebsmitteleinsätzen
- Dünger:
- Zukaufsbelege und Nachweise der Zulässigkeit gemäß EU-Bio-Verordnung
- Bei tierischen Wirtschaftsdüngern der schriftliche Nachweis, dass diese aus nichtindustrieller Landwirtschaft stammen (Datum, Unterschrift des abgebenden Betriebes, der dies bestätigt)
- Nachweis über den Bedarf
- Einsatzdatum, Menge, Kultur (Gattung, Art, Sorte), Standort
- zzgl. Wiederholungen der Düngung
- Eingesetzte Technik
- Bestandsliste, Inventurliste
- Pflanzenschutz:
- Zukaufsbelege und Nachweise der Zulässigkeit gemäß der EU-Bio-Verordnung, Wirkstoff, Sicherheitsdatenblatt
- Empfehlenswert ist die Konformitätsbestätigung der FiBL-Betriebsmittelliste
- Die Nennung des Erregers (Pilz, Insekt, Milbe, Nematode)
- Einsatzdatum mit Angabe zur Menge, Mischungsverhältnis, Kultur (Gattung, Art, Sorte), Standort
- zzgl. der Wiederholungsspritzungen
- Eingesetzte Technik
- Eingesetzte Synergisten
- Bestandsliste, Inventurliste
- Zukaufsbelege und Nachweise der Zulässigkeit gemäß der EU-Bio-Verordnung, Wirkstoff, Sicherheitsdatenblatt
- Pflanzenstärkungsmittel
- Zukaufsbelege und Nachweise der Zulässigkeit gemäß der EU-Bio-Verordnung
- Empfehlenswert: Konformitätsbestätigung der FiBL-Betriebsmittelliste
- Einsatzdatum mit Angabe zur Menge, Mischungsverhältnis, Kultur (Gattung, Art, Sorte), Standort
- zzgl. der Wiederholungsgaben
- Bestandsliste, Inventurliste
- Erden und Substrate
- Zukaufsbelege und Nachweise der Zulässigkeit gemäß der EU-Bio-Verordnung
- Empfehlenswert: Konformitätsbestätigung der FibL-Betriebsmittelliste
- Bei gemischten Erden: Auflistung der Einzelkomponenten mit Mischungsanteilen und Nachweis der Herkünfte
- Einsatzdatum mit Angabe zur Menge, Mischungsverhältnis, Kultur (Gattung, Art, Sorte), Standort
- Eingesetzte Technik
- Bestandsliste, Inventurliste
- Dünger:
Rechtsgrundlage der EU-Bio-Verordnung
- VO 2018/848 Art. 39 und Anh. II Teil I und Anh. III
Beispiel für mögliche Verstöße und Vorsorgemaßnahmen
Ein Bio-Betrieb erhält vom Nachbarbetrieb, der ebenfalls bio-zertifiziert ist, „außer der Reihe“ Bio-Jungpflanzen (z. B. Tagetes) zu einer Zeit mit hohem Arbeitsaufkommen im Betrieb. Lieferschein und Rechnung dazu werden in der Hektik vergessen. Nach erfolgter Weiterkultur werden die Tagetes mit einem Bio-Hinweis verkauft. Bei der Kontrolle wird festgestellt, dass mehr Tagetes verkauft wurden, als zugekauft wurden. Die Mengenplausibilität ist nicht gegeben: Es wurde mehr Bio-Tagetes verkauft, als Bio-Tagetes Jungpflanzen zugekauft wurden.
Was können die Ursachen dafür sein?
- (A) Es wurden nicht dokumentierte Tagetes aus Nicht-Bio-Anbau (konventionell) zugekauft und als Bio-Ware verkauft. (Schwerwiegende Abweichung)
- (B) Die Zukaufbelege sind unvollständig. Der Bio-Zukauf der Tagetes-Jungplanzen muss nachträglich mit einem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden.
Eine geeignete Vorsorgemaßnahme könnte sein, dass alle Wareneingänge, auch in hektischen Zeiten, anhand von Lieferscheinen oder Rechnungen kontrolliert werden (Wareneingangsprüfung). Die Rechnungen werden archiviert. Zudem werden alle beteiligten Mitarbeitenden zu der Wichtigkeit von Bio-Lieferscheinen als Nachweis der Bio-Herkunft geschult. (Keine Warenannahme ohne einen entsprechendem “Bio-Lieferschein”).